Kwaliteit in organisaties is van onschatbare waarde.
Klanten, toezichthouders, cliënten en patiënten, leveranciers, financiers etc. vertrouwen op de levering van goederen en dienstverlening van organisaties in de profit alsook de non-profit sectoren.
Het waarborgen van kwaliteit vraagt om een gestructureerde aanpak.
Een kwaliteitsmanagementsysteem (QMS) speelt hierin een cruciale rol. Maar hoe zorg je ervoor dat dit systeem effectief blijft en blijft voldoen aan de relevante normen? Normkennis en het vermogen om zelf professioneel en objectief te toetsen zijn hierbij essentieel. In dit artikel leg ik u uit waarom.

Wat is normkennis en waarom is het belangrijk?

Normkennis verwijst naar het begrijpen van de eisen die worden gesteld in kwaliteitsnormen, zoals de ISO 9001 of de zorgspecifieke NEN-EN 15224 en HKZ-normen. Deze normen bieden een kader voor het opzetten, implementeren en verbeteren van een QMS. Ze helpen organisaties om gestructureerd te werken, risico’s te beheersen en continu te verbeteren.

Als een organisatie goed op de hoogte is van deze normen, kan het:

• Compliance waarborgen: Voldoen aan wet- en regelgeving is niet alleen verplicht, maar ook noodzakelijk om vertrouwen te behouden van cliënten, medewerkers en toezichthouders.
• Gerichter verbeteren: Door inzicht in de normen kunnen verbeterpunten sneller worden herkend en aangepakt.
• Professioneel communiceren: Interne en externe belanghebbenden waarderen een organisatie die kan aantonen dat ze begrijpt wat kwaliteit betekent en hoe dit wordt geborgd.
• Zonder gedegen normkennis bestaat het risico dat een organisatie achter de feiten aanloopt, of dat belangrijke kwaliteitsaspecten over het hoofd worden gezien.

Zelf professioneel en objectief toetsen

Een kwaliteitsmanagementsysteem is geen statisch document; het vraagt om regelmatige evaluatie en bijstelling. Hoewel externe audits waardevol zijn, is het voor een organisatie minstens zo belangrijk om zelf planmatig te kunnen toetsen. Dit wordt mogelijk gemaakt door interne audits.

Wat maakt een goede interne audit?

Een goede interne audit is meer dan een checklist afwerken. Het vraagt om:

• Objectiviteit: Een auditor moet onafhankelijk en onbevooroordeeld kunnen oordelen.
  Dit betekent dat hij of zij niet te nauw betrokken is bij de processen die worden geaudit.
• Kennis en vaardigheden: Een interne auditor moet niet alleen bekend zijn met de norm, maar ook met technieken zoals risicoanalyse, interviewvaardigheden en het beoordelen van documentatie.
• Focus op verbetering: Een audit is geen afrekening. Het doel is om verbeterpunten te identificeren en oplossingen aan te dragen.

De voordelen van interne audits

Door interne audits uit te voeren, kan een organisatie zelf:

• Knijpen waar het wringt: Interne audits brengen problemen aan het licht voordat ze escaleren.
• Vertrouwen opbouwen: Medewerkers, cliënten en toezichthouders zien dat kwaliteit serieus wordt genomen.
• Kosten besparen: Problemen die vroegtijdig worden herkend, zijn vaak goedkoper op te lossen.
• Daarnaast kan een organisatie door interne audits beter voorbereid zijn op externe controles, zoals certificeringsaudits.

Hoe ontwikkel je normkennis en auditvaardigehden

Het vergroten van normkennis en het trainen van interne auditors vraagt om een bewuste investering. Gelukkig zijn er verschillende manieren om dit te doen:

• Trainingen en opleidingen: Volg of organiseer intern een gespecialiseerde training voor normen zoals ISO 9001, NEN-EN 15224 of HKZ, evenals trainingen voor interne auditor en lead auditor.
• Masterclasses en workshops: Deze bieden verdieping en praktische handvatten voor specifieke sectoren, zoals bijvoorbeeld zorg en welzijn, industrie, logistiek en transport.
• Faciliteren van kennisdeling: Organisaties kunnen intern sessies organiseren waarin ervaringen en best practices worden gedeeld.

Conclusie

Normkennis en het vermogen om een kwaliteitsmanagementsysteem zelfstandig te toetsen, zijn essentieel voor elke organisatie die serieus werk wil maken van kwaliteit. Ze vormen de basis voor een cultuur van continue verbetering en dragen bij aan vertrouwen en transparantie. Door te investeren in kennis en vaardigheden, legt een organisatie een stevige basis voor duurzame groei en excellente dienstverlening.

Of het nu gaat om profit of non-profit organisatie: het belang van kwaliteit staat buiten kijf…..

En kwaliteit begint bij inzicht, kennis en een kritische blik op jezelf!!

Wellicht zet dit artikel u aan het denken.
Dan denk ik graag met u mee 🙂